Hur lång bör en konferens vara? Det beror på målet med konferensen, antalet personer som du hoppas ska delta, organisationens budget och tillgången till bidrag eller donationer. Du bör hålla ett öga på oväntade situationer eller oväntade deltagare.
Men oavsett vad som gäller finns det flera nyckelfaktorer att tänka på. Nedan listas några allmänna riktlinjer som du bör ha i åtanke när du planerar och organiserar en konferens. Och kom ihåg att en bra konferens gör att deltagarna vill ha mer.
En konferens har två primära syften: att sprida information och att underhålla publiken. När alla delegater är samlade på ett och samma ställe blir kommunikationen mycket enklare. Men en konferens kan också fungera som ett tillfälle att erkänna din personal och skapa nätverk. Om du tänker kreativt kan du göra en konferens till ett tillfälle att belöna din personal och främja en positiv bild. Detta gäller särskilt om konferensen är inriktad på ett specifikt mål, t.ex. att öka produktiviteten och kundnöjdheten.
För att organisera en konferens krävs planering, inklusive ett tydligt schema och en lista över uppgifter. Det bästa sättet att säkerställa en lyckad konferens är att involvera ett team eller en kommitté. Detta ger alla inblandade en röst och möjliggör mer input och idéer. Att ha en kommitté ersätter inte nödvändigtvis samordnarens roll. Det är viktigt att se till att kommittén består av personer med rätt kompetens. Nedan listas några av de viktiga komponenterna i en konferens.
Hur man använder Google Meet
Google Meet är ett nytt verktyg för videokonferenser som är utformat för att koppla samman människor från hela världen. Till skillnad från andra videokonferenstjänster kan du med det här verktyget ställa in kamera och mikrofon oberoende av varandra. Du kan också skapa ad hoc-samtal med hjälp av Google Meet-appen. Du kan bjuda in dina vänner och din familj att delta i videokonferensen genom att skriva in en möteskod eller dela en länk. Du behöver ingen datorprogramvara för att använda Google Meet, men du behöver en modern webbläsare.
För att lägga till gäster till ett Google Meet-möte loggar du in på ditt Google-konto och klickar på alternativet ”Bjud in andra”. Du kommer att få en lista över personer som du har lagt till i din kalender. Du kan lägga till flera personer till ett enda möte eller bjuda in gäster via e-post. Om du använder e-postfunktionen för att bjuda in personer till ditt Google Meet-möte får de en kopia av länken i din inbjudan. När alla har svarat kan de gå med i mötet.
När du har inrättat ditt möte kan du bjuda in deltagare till mötet via möteslänken. Du behöver inbjudningskoden från din evenemangsarrangör för att delta i mötet. Google Meet skickar också ett meddelande till dig när någon försöker delta i mötet. Du kan även använda Google Meet för att skicka inbjudningar till dina kontakter i Gmail. Ett Google Calendar-konto fungerar också bra med Google Meet, så att du kan skapa möteslänkar från din kalender. Du kan även dela möteslänken med dina kollegor eller vänner via e-post.
Viktiga överväganden för konferensanläggningar
Oavsett om du ska anordna ett stort evenemang eller ett litet möte vill du överväga vilken konferensanläggning ditt företag behöver. Det kan vara en komplex uppgift, från att planera konferensschemat till att boka mötesrum, catering och parkering, till att skapa skyltar och audiovisuell utrustning. I den här artikeln diskuterar vi några av de viktigaste övervägandena för konferensfaciliteter. Och naturligtvis diskuterar vi hur du kan spara pengar när du planerar din nästa konferens.
Auditorier: Särskilt vid stora konferenser är auditorier viktiga, eftersom de är värd för de mest populära presentationerna och paneldiskussionerna. Auditorier har en kapacitet från 340 till nästan 1940 personer. De tjänar många syften, från att vara värd för rundabordssamtal till privata möten. De kan också användas för videokonferenser. Förutom att vara viktiga konferensanläggningar har de också en rad andra funktioner, som privata möten och VIP-rum.
Andra viktiga konferensfaciliteter att tänka på är bland annat konferenslokalens läge och tillgänglighet. Helst ska konferenslokalen vara lätt tillgänglig med kollektivtrafik, flygplats eller motorväg och erbjuda pendeltrafik till och från konferensdeltagarna. På samma sätt bör det vara lätt att få tillgång till parkering och bekvämligheter. Platsens läge är också viktigt, och den bör ligga nära en restaurang eller ett hotell. Miljön bör också vara gynnsam för produktiva diskussioner. Du vill att dina deltagare ska känna sig uppskattade och motiverade av dina ansträngningar för att göra evenemanget framgångsrikt.